Consejos para la Atención Telefónica en tu Clínica Dental

Gestión en llamadas

Para una buena administración de consultorios dentales o clínica dental, debemos poner en práctica la buena atención al cliente. Estos son consejos para una buena atención telefónica, la misma será impartida por nuestra secretaría o por el personal a cargo y también lo podemos hacer nosotros en nuestro consultorio.

10 claves en atención de llamadas

Las llamadas a nuestra clínica tienen una gran incidencia, atender a super velocidad, hace que nuestro servicio sea óptimo

  1. No seas un pulpo y no hagas varias cosas a la vez mientras estás en una llamada, tu atención tiene que ser 100% en la llamada.
  2. Alabar al doctor. Tienes que confiar 100% en tu equipo y que el paciente también lo haga. Transmitir confianza.
  3. Sonrisa telefónica. El poder de la sonrisa telefónica es increíble, practícalo y los pacientes se darán cuenta.
  4. Conecta. Aprovecha para conectar con el paciente.
  5. Sugiere y guía. Siempre realizar preguntas cerradas para las citas. Ejemplo. “¿Qué prefiere mañana o tarde?” Dar dos opciones.
  6. Recoge información útil. Todo lo que comente el paciente es información útil para demostrarle que nos importa.
  7. Nunca poner a la espera, es la peor impresión.
     
  8. Confirmar la cita. En la llamada hay que dejar claro que la cita YA ESTA CONFIRMADA.
  9. Empieza y termina fuerte. La primera impresión y la ultima tienen un gran impacto. Aprovéchalo.
  10. Es importante tratar de captar las primeras citas de la mejor manera por teléfono, entendemos que vivimos en un mundo de inmediatez y esto tienen que ser rápido, pero también eficiente.

Llamadas de Recordatorios

Algunas clínicas suelen tener servicios automáticos de recordatorios a WhatsApp e inclusive, recordatorios a e-mail. Pero también lo podemos hacer por vía teléfonica.

Es super importante decirle a nuestro paciente lo siguiente: el turno ya esta confirmado, no lo llamamos para confirmar, esto es solo un recordatorio, por eso durante la primera llamada, saber que la cita ¡YA ESTÁ CONFIRMADA!

Ejemplo: “Su cita ya está confirmada para 4 de la tarde, si puedo lo llamaré un día antes para recordarlo, se le enviará un e-mail o un mensaje”

Llamadas de cancelación

Transmitir las consecuencias, transmitir la importancia del compromiso.

Ejemplo: “Siento que no puedas venir, voy a hablar con el Dr. justo estaba revisando tu caso y ¿lo pasamos para otro día?” y volvemos a la lista del principio:

  • 1 Empatizar y dirigir, siempre preguntas cerradas que elija entre dos opciones
  • 2 Consecuencia. Transmitir la importancia de la cancelación.
  • 3 Cerrar la fecha del próximo turno.

Llamadas a alguien que no aparece, alguien que no se presento ese día

Importante llamemos cuanto antes. Demostrar urgencia “¿Te paso algo? ¿Estas bien?” si no nos atiende, segunda llamada en una hora, si no atiende hacemos un tercer llamado al otro día, si no atiende dejamos un mensaje de preocupación. Le decimos que nos llame o nos escriba, para reprogramar.

Conclusión

A veces le restamos importancia al uso del teléfono o los mensajes, pero nos compete saber que lo que buscan nuestros pacientes (personas), es una mejor atención y preocupación por ellos.

Probablemente alguno de estos protocolos de atención telefónica, para ti sean una molestia o una perdida de tiempo, pero para algunas personas, estas cosas importan y esta es una de las maneras de fidelizar pacientes, son estos tipos de llamadas o atenciones.

Empezar a preocuparnos un poquito más por la gestión hará maravillas en nuestra clínica o consultorio y quizás no lo notes al principio, pero con el tiempo rendida su fruto.

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