Consejos para la Atención Telefónica en tu Clínica Dental

Gestión en llamadas

Para una buena administración de consultorios dentales o clínica dental, debemos poner en práctica la buena atención al cliente. Estos son consejos para una buena atención telefónica, la misma será impartida por nuestra secretaría o por el personal a cargo y también lo podemos hacer nosotros en nuestro consultorio.

10 claves en atención de llamadas

Las llamadas a nuestra clínica tienen una gran incidencia, atender a super velocidad, hace que nuestro servicio sea óptimo

No seas un pulpo y no hagas varias cosas a la vez mientras estás en una llamada, tu atención tiene que ser 100% en la llamada.
Alabar al doctor. Tienes que confiar 100% en tu equipo y que el paciente también lo haga. Transmitir confianza.
Sonrisa telefónica. El poder de la sonrisa telefónica es increíble, practícalo y los pacientes se darán cuenta.
Conecta. Aprovecha para conectar con el paciente.
Sugiere y guía. Siempre realizar preguntas cerradas para las citas. Ejemplo. «¿Qué prefiere mañana o tarde?» Dar dos opciones.
Recoge información útil. Todo lo que comente el paciente es información útil para demostrarle que nos importa.
Nunca poner a la espera, es la peor impresión.
Confirmar la cita. En la llamada hay que dejar claro que la cita YA ESTA CONFIRMADA.
Empieza y termina fuerte. La primera impresión y la ultima tienen un gran impacto. Aprovéchalo.
Es importante tratar de captar las primeras citas de la mejor manera por teléfono, entendemos que vivimos en un mundo de inmediatez y esto tienen que ser rápido, pero también eficiente.

Llamadas de Recordatorios

Algunas clínicas suelen tener servicios automáticos de recordatorios a WhatsApp e inclusive, recordatorios a e-mail. Pero también lo podemos hacer por vía teléfonica.

Es super importante decirle a nuestro paciente lo siguiente: el turno ya esta confirmado, no lo llamamos para confirmar, esto es solo un recordatorio, por eso durante la primera llamada, saber que la cita ¡YA ESTÁ CONFIRMADA!

Ejemplo: “Su cita ya está confirmada para 4 de la tarde, si puedo lo llamaré un día antes para recordarlo, se le enviará un e-mail o un mensaje”

Llamadas de cancelación

Transmitir las consecuencias, transmitir la importancia del compromiso.

Ejemplo: “Siento que no puedas venir, voy a hablar con el Dr. justo estaba revisando tu caso y ¿lo pasamos para otro día?” y volvemos a la lista del principio:

1 Empatizar y dirigir, siempre preguntas cerradas que elija entre dos opciones
2 Consecuencia. Transmitir la importancia de la cancelación.
3 Cerrar la fecha del próximo turno.

Llamadas a alguien que no aparece, alguien que no se presento ese día

Importante llamemos cuanto antes. Demostrar urgencia “¿Te paso algo? ¿Estas bien?” si no nos atiende, segunda llamada en una hora, si no atiende hacemos un tercer llamado al otro día, si no atiende dejamos un mensaje de preocupación. Le decimos que nos llame o nos escriba, para reprogramar.

Conclusión

A veces le restamos importancia al uso del teléfono o los mensajes, pero nos compete saber que lo que buscan nuestros pacientes (personas), es una mejor atención y preocupación por ellos.

Probablemente alguno de estos protocolos de atención telefónica, para ti sean una molestia o una perdida de tiempo, pero para algunas personas, estas cosas importan y esta es una de las maneras de fidelizar pacientes, son estos tipos de llamadas o atenciones.

Empezar a preocuparnos un poquito más por la gestión hará maravillas en nuestra clínica o consultorio y quizás no lo notes al principio, pero con el tiempo rendida su fruto.

Si buscas algo relacionado con el marketing, aquí te dejo un articulo.

El empresario odontólogo

Dental Entrepreneur

También llamado entrepreneur, que define a una persona innovadora, capaz de iniciarse en un emprendimiento y posee cualidades como: dedicación, perseverancia, sentido común… y es un empresario que asume riesgos.

¿Es posible ser odontólogo y empresario?

Creo que hay varios puntos a favor y otros que quizás no podríamos cubrir, porque nuestra capacidad física no lo haría posible. Pero continuemos, un emprendedor es alguien que establece un negocio o varios negocios, asumiendo riesgos con la esperanza de obtener ganancias.

Siguiendo a esta definición todo dentista que abre su clínica es un emprendedor, pero el problema está en que no muchos dentistas conocen las cualidades o requisitos básicos y necesarios para convertirse en un entreprenuer. Estas son habilidades en liderazgo, iniciativa, habilidades de gestión y formación de equipos.

Estos atributos son necesarios para adquirir mano de obra, desarrollar un plan de negocios viable, entre otros recursos. También el emprendedor es el que asume toda la responsabilidad por el fracaso o éxito de su esfuerzo.

Para ser sinceros, emprender requiere tener una gran creatividad para resolver problemas, por ejemplo en el caso de que no vayan muchos pacientes a la clínica o que uno de tus dentistas tenga problemas con sus prácticas. Debemos hackearnos para solucionar problemas. Esto conlleva riesgos, en cuanto a el capital invertido y el tiempo.

Este artículo va de llevar nuestras prácticas individuales a otro nivel, convertir nuestro consultorio individual, en una clínica. Algunos de los factores involucrados en esta conversión y que nos llevarán al éxito incluyen habilidades en comunicación, esfuerzos persistentes, capacidad para asumir riesgos, actualización de conocimientos y nuevas tendencias, dominio de las habilidades management, gestión de personal, apoyo personal, satisfacción del paciente, viabilidad financiera y capacidad para comprender las necesidades de la sociedad.

¿Cómo alcanzamos el próximo nivel?

Asóciate a otros dentistas, quizás esta sea una de las formas más fáciles y simples de volverse un emprendedor en clínicas dentales.

En la última década, ha cambiado de manera significativa el modelo de negocio de las clínicas dentales, llevando el trabajo interdisciplinario como estandarte, si tu eres el odontólogo como manager.

Este tipo de asociación viene con limitaciones y mucho riesgo, en nuestro consultorio individual la carga administrativa y financiera la llevamos nosotros, pero por otro lado tener una coorporacion dental, donde podemos emplear dentistas, ayudarlos en sus prácticas y ellos ayudarnos a nosotros, suele ser una buena idea. También este modelo nos da la capacidad de ser dueños de nuestra práctica y recibir apoyo en cuanto a la interdisciplina.

Comprender los desafíos y las soluciones: comprender qué desafíos se presentan en la práctica, conectarse con dentistas exitosos para saber cómo abordar esos desafíos. Si la idea se puede monetizar, entonces es una buena idea de negocio.

Educación continua: que nuestro equipo esté en constante aprendizaje, en cuanto a los nuevos avances en la odontología, para poder así brindar mejor atención. Esto nos puede llevar de clínica dental a formar odontólogos como escuela. Es lindo pensar así.

Introducir la innovación: nos hará mejorar la productividad y la calidad de nuestro servicio. Estas innovaciones pueden resolvernos algunas cuestiones como citas, registros dentales, comentarios de los pacientes, retención de pacientes. Tratemos de usar las nuevas tecnologías a nuestro favor.

Estudie el mercado, una de las cosas más importantes, en este mundo tan conectado es saber qué necesitan nuestra sociedad, nuestros pacientes. Así también cómo se mueve la economía en el lugar donde estamos.

Estos puntos nos pueden ayudar si estás pensando en ir un paso más allá, si estás pensando en algo grande. Suerte y ¡Buena Inversión!

Si te interesa algo mas sobre empresa, puedes visitar este articulo.

Empresa = clínica dental y consultorio dental

Hoy te voy a contar algo que leí hace poco y a veces no lo relacionamos mucho… es la empresa como clínica dental y consultorio dental. Este podría ser tu próximo proyecto de consultorio dental.

¿Piensas que tu consultorio es una empresa? ¿Qué es una empresa?

Una empresa es un organismo económico que combina capital (dinero, cosas muebles, inversiones) y trabajo (mano de obra, osea tu) para luego ofrecer un bien o servicio a los consumidores mediante el cual se consiguen utilidades (tus honorarios) lo que seria el objetivo del mismo.

Segun esta definicion, sí tu consultorio es una empresa, pero creo que ya te habias dado cuenta de eso.

¿Cómo se organiza?

Como sabemos y deducimos nuestro consultorio se convierte en un espacio de comercializacion de bienes y servicio. Quizas piensas que verlo asi de ese modo es algo desalmado, que eso no nos enseñaron, que nosotros llevamos balsamo a nuestros pacientes. Pero eso lo tengo presente y creo que vos tambien. Ver a los pacientes como clientes no tiene nada de malo.

Ideas para empezar proyecto de clínica o consultorio dental

Antes de empezar el duro camino del emprendimiento debemos tener en cuenta distintos factores, espero que esto te ayuden a potenciar tu consultorio.

Factor económico:
–¿Dónde nos encontramos? Sabemos como se mueve la economía en este ámbito.
–¿Cual es nuestra competencia? ¿Cuantos consultorios tenemos alrededor? ¿Cuántos odontólogos hay?
–El desarrollo del país donde nos encontramos, la presión tributaria

Estos son unos pequeños interrogantes, que nos ayudan a saber desde que punto iniciaríamos. Yo le agregaría, si pensamos atender obras sociales o lo haremos de manera particular, ajustar los honorarios de acuerdo al lugar y personas que atendemos.

Nos ayudaría bastante, charlar con un profesional con experiencia que se encuentre cerca. Nuestro trabajo al principio es duro y solitario, nunca esta de mas presentarse con alguien y hacerle algunas preguntas. Aún así no te sorprendas si son toscos o pocos amigables, recuerda que estas en «su zona» y algunos no les gusta eso.
Factor Social: Aquí analizamos cuales son las tradiciones, creencias y actitudes respecto a nuestra profesión. En el caso de abrir tu consultorio en el barrio donde te criaste o tu ciudad, es un poco mas simple porque sabes el tipo de personas que en el viven, conocemos su cultura porque es igual a la nuestra. Ya tienes una idea y creo que puedes captar que es lo que tienes que saber.

Este factor se colinda con el educacional, aquí también analizamos el tipo de personas que van a tocarnos la puerta. Conocer el nivel educacional y de alfabetización, nos ayudara a comunicarnos y saber qué posibilidades de trabajo tenemos en ese lugar.
Existen otros factores como POLÍTICOS Y TECNOLÓGICOS que resultan interesantes, en cuanto a lo tecnológico lo pondríamos con los instrumentos que hacen aumentar nuestro nivel de productividad, equipos y accesos a nuevas tecnologías. En este punto pensamos un poquito en nosotros y cuanto nos favorecería la tecnología y capacitación.
En lo político, se encuentra la estabilidad política de la región, políticas de salud, de vida y de empleo.

Mi reflexión, por un momento todos estos factores coexisten en un mismo circulo. A la hora de pensar en tu proyecto de clínica dental o poner un consultorio o una empresa debemos tener estos puntos presentes. En el camino veremos como nos vamos amoldando a las situaciones y mientras pase el tiempo encontraremos estabilidad. Hay que ser bastante pacientes.

Por ultimo, tengamos en cuenta que nuestra profesión se basa en el famoso «boca a boca». El marketing digital, las stories en instagram, los antes y después nos pueden ayudar, pero lo que determinará tu éxito, al final, es que tu paciente salga contento con su tratamiento y se lo cuente a su amigo. Es increíble de creer pero en el ámbito sanitario, esto es lo que sucede.

Así que cuida tu técnica, invierte en tus conocimientos y que el mejor marketing te lo hagan tus pacientes. Si quieres leer un poco a cerca de marketing durante el Covid-19 tengo un articulo que te puede interesar, sigue este enlace.